Alles rund um EAN-PZN
Das Leitsystem der Arzneimittellogistik
In Österreich sind defacto alle industriell gefertigten und im Handel befindlichen Arzneimittel - ausgenommen sind derzeit noch die Ärztemuster - mit einer EAN-Kodierung auf Grundlage einer Pharmazentralnummer versehen.
Der Sinn der EAN-Kodierung ist es, den nachgelagerten Handelsstufen vom Großhändler bis zur Apotheke eine elektronische Datenerfassung zu ermöglichen. Die ausgewählte Kodierung ist darüber hinaus auch Basis für Verrechnungen und statistische Auswertungen des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträger.
Da bereits alle Apotheken am Verkaufspult mit elektronischen Erfassungs- und Abrechnungssystemen ausgestattet sind und auch der Hauptverband eine Kodierung zur Abrechnung benötigt, bedeutet das Fehlen einer Kodierung bei der Einführung eines neuen Produktes erhebliche Mehrarbeit durch die notwendige Direktbelieferung der Apotheke und dem nachfolgend verursachten Mehraufwand bei der Abrechnung. Pharmazentralnummern sind daher ein zentrales Instrument der Logistik im Arzneimittelhandel geworden.
Das bestehende Nummerierungssystem von Arzneimitteln im Warenverzeichnis wurde in Form einer Pharmazentralnummer („PZN“) in die EAN-Kodierung (PZN-EAN-Code) übernommen. Abweichend vom normalen EAN-Code seitens GS1 Austria enthält der EAN-Code für Arzneimittel (PZN-EAN-Code) keine Kennzeichnung des Betriebes durch eine Betriebsnummer, da anstelle einer fünfstelligen Artikelnummer die sechsstellige PZN eingefügt wird. Bei Übertragungen auf andere Firmen kann daher der Code unverändert bleiben und es führt zu keinem Umbruch bei Bestellungen.
Kodierung von Arzneimitteln
Die Kodierung von Arzneimitteln folgt sehr einfachen Regeln. Nachfolgend sind die wesentlichsten in der Form von Fragen mit Antworten zusammen gestellt.
1. Was sind die Voraussetzungen für eine Kodierung von Produkten mit dem PZN-EAN-Code?
- Zugelassenes Arzneimittel
- Vertrag mit GS1 Austria
- Vereinbarung mit der Arge Pharma
Durch die Mitgliedschaft bei der Arge Pharma erhalten Sie bei GS1 Austria auch einen Rabatt von 33,3 % auf die jährliche Teilnahmegebühr.
2. Wie ist der PZN-EAN-Code aufgebaut?
PZN-im Warenverzeichnis
| 123456 | Prüfziffer |
PZN-EAN-Code
| 90 | 8888 | 123456 | Prüfziffer |
| Länderkennzahl | Arge Pharma | ident mit den ersten sechs Ziffern der PZN |
kann auch ident mit jener der PZN sein, muss aber nicht |
Normaler EAN-Code seitens GS1 Austria
| 90 | 12345 | 12345 | Prüfziffer |
| Länderkennzahl | Betriebsnummer | Artikelnummer |
3. Für welche Produkte benötige ich einen PZN-EAN-Code?
Das System gilt nur für zugelassene Arzneimittel, die in das Warenverzeichnis I und II des Apothekerverlages aufgenommen werden können. Nur für diese Produkte vergibt die Arge Pharma PZN.
Das Warenverzeichnis I enthaltet Arzneispezialitäten und Desensibilisierungsprodukte ohne Homöopathika, Parallelimporte, Arzneispezialitäten ohne Homöopathika, für die kein Höchstpreis oder Krankenkassenpreis festgesetzt ist sowie Mittel gemäß Gesamtvertrag Anlagen II und III.
Im Warenverzeichnis II werden homöopathische Produkte gemeldet.
Im Warenverzeichnis III sind die gängigsten Gesundheitsprodukte und Produkte aus dem Ergänzungssortiment, Artikel aus den Warengruppen Erste Hilfe, Lebensmittel, Kosmetika, Körperpflegeprodukte, sonstige Artikel und Veterinärprodukte enthalten. Für diese Produkte erhalten Sie die PZN bei der Firma Datacare. Sollten diese Artikel in das Warenverzeichnis III aufzunehmen sein, benötigen Sie zwar keinen PZN-EAN-Code, allerdings eine PZN, die vor Einschaltungsmeldung an den Apothekerverlag bei Datacare anzufordern ist, jedoch nicht auf der Packung erscheint.
Alle anderen Artikel sind in der herkömmlichen Weise mit dem EAN-Code der GS1 Austria (Landeskennzahl, Betriebsnummer, Artikelnummer, Prüfziffer) zu kennzeichnen.
4. Wozu ist die Kodierung von Arzneimitteln mit einem PZN-EAN-Code notwendig?
Der PZN-EAN-Code identifiziert das Produkt nach Art und Packungsgröße. Jede zugelassene Packungsgröße ist in ihrer Abgabeform zu kennzeichnen. Bündelpackungen tragen einen eigenen Code, wobei die Codes der Einzelpackungen daraus entwertet sein sollten.
Ärztemuster tragen keinen Code, da sie nicht verkauft werden dürfen. Falls Verkehrspackungen dafür adjustiert werden, sollte der Code durch einen senkrechten Strich entwertet sein. Sollten Ärztemuster, nicht zugelassene Packungszusammenstellungen oder Transportverpackungen bzw. Überverpackungen für firmeninterne Zwecke genützt werden, verwenden Sie bitte die normale EAN-Codierung mit selbsterstellten Artikelnummern.
5. Wie erfolgt die PZN-EAN-Code Vergabe durch die Arge Pharma?
Unter der Voraussetzung, dass Sie Mitglied bei der „Arge Pharma“ sind und bereits einen EAN-Vertrag haben, kann der PZN-EAN-Code und die PZN bereits zu einem frühen Zeitpunkt bei der Arge Pharma angefordert werden. Sie sollten sich die erforderlichen Codes so rechtzeitig unter Berücksichtigung des erforderlichen Vorlaufes besorgen, sodass diese auch auf die Packungen aufgedruckt werden können. Das elektronische Formular für eine PZN-EAN-Code und PZN Anforderung erhalten Sie bei der Arge Pharma, Email: argepharma@fcio.at (Dr. Franz Latzko, latzko@fcio.at, Tel 05 90 900/3367 bzw. Anita Chladek, chladek@fcio.at, Tel. 05 90 900/3362)
Sollten sich nach Zuteilung einer PZN bzw. eines PZN-EAN-Codes durch die Arge Pharma Änderungen der Bezeichnung innerhalb des Zulassungsverfahrens ergeben, bitte informieren Sie uns. Alle Änderungen sind bis zum erstmaligen Inverkehrbringen möglich.
6. Was muss ich nach der Vergabe des PZN-EAN-Codes bzw. der PZN durch die Arge Pharma tun?
Nachdem Sie die angeführten Codes von der Arge Pharma erhalten haben, nehmen Sie die Meldung an den Apothekerverlag zur Aufnahme des Produktes in das Warenverzeichnis vor. Geben Sie hierbei bitte unbedingt die dem Produkt zugeordnete PZN und den dazugehörigen PZN-EAN-Code an, damit eine einwandfreie Identifizierung des Produktes durch den aufgedruckten Code erfolgen kann. Das Fehlen der PZN bei der Meldung an den Apothekerverlag kann dazu führen, dass die Arge Pharma z.B. bei Änderungen der Bezeichnung die für das Produkt vergebene PZN nicht richtig zuordnen kann. Sie vergibt daher eine neue PZN, sodass zumindest für einen Monat die PZN im Warenverzeichnis nicht mit dem EAN-PZN-Code auf der Packung übereinstimmt.
In diesem Zusammenhang möchten wir ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Arge Pharma für Probleme, die durch Nichtangabe der PZN bei der Meldung entstehen, keine Haftung übernimmt.
7. Brauche ich bei Änderungen der Packungsgröße einen neuen Code?
Da jeder Artikel eindeutig identifizierbar sein muss, machen Änderungen des Packungsinhaltes auf jeden Fall eine neue Codierung erforderlich.
Lediglich geringfügige Änderungen der Bezeichnung ohne Änderung der Zulassungsnummer, optische Umgestaltungen der Verpackung ohne Änderung des Inhaltes kann unter Umständen die alte PZN beibehalten werden. Auch in diesem Fall bitten wir Sie, die Arge Pharma zu kontaktieren, die die Abklärung mit Datacare und dem Apothekerverlag übernimmt.
Sollten sich noch Fragen bezüglich der Codierung ergeben, stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.
ARGE Pharma
In Österreich werden alle Pharmazentralnummern bzw. alle EAN-Codes für zugelassene Arzneimittel von der Arbeitsgemeinschaft Pharma mit Sitz im Fachverband der Chemischen Industrie Österreichs vergeben.
Rechtliche Grundlage für die EAN-Kodierung von Arzneimitteln ist eine Vereinbarung zwischen der Pharmawirtschaft, repräsentiert durch die „ARGE Pharma“ mit Sitz im Fachverband der chemischen Industrie einerseits, GS1 Austria und der Herba Chemosan andererseits, als Inhaber der Rechte an der Pharmazentralnummer.